Come organizzare l’agenda lavorativa

Organizzare l’agenda lavorativa è fondamentale per riuscire a conciliare al meglio tutti gli impegni di lavoro e magari riuscire a concedersi anche del tempo per sè stessi.

Se l’agenda lavorativa viene gestita nel modo giusto, non solo saremo puntuali e rigorosi verso ogni impegno ma sapremo anche come sfruttare al meglio le occasioni che possono capitare al momento giusto.

Il primo consiglio per organizzare l’agenda lavorativa è quello che riguarda proprio la gestione del tempo. Oggi gli impegni sono spesso inseriti su cloud come Google Calendar ma esistono ancora molte persone che amano avere sempre a portata di mano la propria agenda cartacea. Niente di meglio, allora, delle agende personalizzate col proprio logo!

Esistono poi anche altre app che servono non solo per organizzare l’agenda di lavoro ma anche altre attività e aiutano ad organizzare le  spese.

 

Tutti più o meno pensiamo di essere organizzati fino a quando ci dimentichiamo di un appuntamento…è proprio a questo punto che ci rendiamo conto come e quanto, diventa utile avere, utilizzare e soprattutto saper organizzare l’agenda lavorativa. Anche se sembra facile utilizzarla, per alcuni può essere difficoltoso all’inizio, quindi per iniziare possiamo appuntare gli appuntamenti importanti, gli impegni a breve, media e lunga scadenza, in questo modo sarà più naturale annotare anche altre informazioni che possono ritenersi davvero utili.

Annotare, ad esempio, anche il compleanno dei nostri principali clienti, è un modo per guadagnare stima anche in ambito lavorativo, dove il lato umano conta davvero molto.

Anche un planner annuale può ritenersi davvero utile, una lista dove inserire tutti gli obiettivi e le varie scadenze già prefissate. Un planner mensile può invece servire per gestire attività ed impegni distribuiti in maniera equa, per non cadere nell’errore di prendere più impegni di lavoro tutti nello stesso periodo. Alla stessa stregua, un  

planner settimanale, gestito con maggiori dettagli, aiuta sia a definire i task che a monitorare l’andamento.

L’agenda sostituisce sicuramente gli appunti che si perdono sulla scrivania e le lunghe liste che creano solo confusione. Ovviamente è importante prendersi del tempo per occuparsi della propria agenda, in quanto un’agenda vuota non ha alcun valore. L’agenda infatti andrebbe aggiornata ogni sera, inserendo anche degli appunti che sicuramente potranno ritenersi utili, soprattutto col passare dei giorni, quando saremo concentrati su altro.

Come organizzare l’agenda: esempio di giornata

Ore 7 sveglia
Ore 7:50 appuntamento colazione con Giorgia
Ore 8:40 primo appuntamento con il commercialista
Ore 9:30 secondo appuntamento in agenzia
Ore 10 terzo appuntamento con l’assicuratore
Ore 11-12 telefonate ai clienti
Ore 13 pranzo
Ore 14-17 lavoro al pc
Ore 17:30 riunione con i collaboratori
Ore 21 cena-compleanno di Alice

Tranne gli imprevisti, quasi tutto può essere programmato con un certo anticipo.  Ma soprattutto, in questo modo si avrà zero chance di procrastinare.

Altro modo di programmare l’agenda è quello di scrivere su di un foglio di lavoro excel, le stesse cose che si scrivono sull’agenda cartacea. Ancora meglio se si è in grado di combinare excel ed il foglio di produttività con google calendar da gestire tutto in digitale.

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